Telah dikemukakan bahwa dalam
organisasi bentuk lini dan staf ada dua kelompok tenaga kerja. Kelompok pertama
adalah mereka yang tugas utamanya bersifat menterjemahkan tugas pokok menjadi
aktivitas, sedang di pihak lain terdapat mereka yang tugasnya melakukan
kegiatan-kegiatan penunjang demi lancarnya roda organisasi dan mekanisme
kerjasama yang harmonise baik secara kwantitatif maupun kualitatif kedua
kelompok ini mempunyai peranan penting dalam merealisasi tujuan
organisasi.Secara efektif dan efisien. Sepintas lalu kelihatan seolah-olah
karyawan lini lebih penting karena tugas meraka yang utama melaksanakan
aktivitas penting untuk moraalisasi tujuan. Malah dianggap kadang-kadang bahwa
tanpa karyawan. Staf tujuan dapat juga direalisasi, pandangan ini terutama
dalam organisasi modern kurang tepat, walaupun sifat aktivitas karyawan staf
nya penunjang kegiatan yang dilakukan olah karyawan lini akan tetapi peranan
mereka dalam menciptakan efektivitas dan efisiensi sangat penting. Dengan
bantuan karyawan staf organisasi dapat mendayagunakan resources yang dimiliki
perusahaan secara optimum karena mereka dapat melihat berbagai kemungkinan,
pendidikan dan pengalaman mereka memungkinkan memilih kesempatan yang terbaik.
Pembahasan tentang pentingnya
peranan staf dalam proses manajemen berarti tidak saja menbahas pentingnya
kegiatan-kegiatan penunjang terlaksana dengan efisien dan ekonomis, akan tetapi
juga membahas pentingnya paranan karyawan staf dalam membantu manajemen members
dalam mengambil keputusan.
Sering kurang disadari bahwa tugas
utama dari seorang pemimpin adalah mengambil keputusan. Segala sesuatu yang
terjadi dalam organisasi sebaiknya adalah karena diputuskan demikian bukan
karena secara kebetulan terjadi. Dengan pengambilan keputusan yang tepat maka
segala pendadakan-pendadakan dapat dihindarkan atau dikurangi.
Keputusan-koputusan yang diambil
oleh berbagai eselon pemimpin dalam organisasi tentu mempunyai bobot yang
berbeda-beda pule. Semakin tinggi kedudukan seseorang dalam organisasi maka
semakin besar keputusan yang diambilnya meskipun sering bobot dari keputusan
tersebut bersifat umum dan kwalitatif. Top manajemen dalam organisasi mempunyai
tugas dan tanggung jawab untuk mengambil keputusan yang bersifat menyeluruh
dalam arti bahwa keputusannya akan mempunyai implikasi yang luas terhadap
seluruh organisasi. Lower manajemen biasanya membuat keputusan-keputusan yang
terbatas kepada unit organisasi yang dipimpinnya. Dan sifat keputusannya lebih
mudah diterjemahkan kepada bentuk yang bersifat kuantitatif.
Setiap keputusan yang diambil baik
di tingkat top middle maupun lower manager seperti supervisor ada beberapa
syarat yaitu sebagai berikut :
a) Keputusan yang diambil harus
mempermudah dan mempercepat pencapaian tujuan.
b) Keputusan harus tepat dalam arti
mampu memecahkan persoalan-persoalan yang dihadapi oleh organisasi.
c) Keputusan harus carat karena
keputusan yang dapat mengakibatkan tidak dimanfaatkannya lambat
kesempatan-kesempatan yang terbaik, yang terbuka untuk organisasi.
d) Keputusan harus praktis, dalam
arti dapat dilakukan sesuai dangan kekuatan-kekuatan yang dimiliki organisasi.
e) Keputusan yang diambil harus
regional dalam pengertian dapat diterima oleh akal sehat dari para pelaksana.
Dari uraian di atas dapat diketahui
bahwa keputusan yang diambil belum tentu menyenangkan semua orang yang ikut
serta dalam organisasi. Dapat dikatakan bahwa keputusan yang menyenangkan samua
pihak tentu mempercepat proses pencapaian tujuan yang telah ditetapkan. Dapat
dikatakan bahwa keputusan yang menyenangkan samua pihak belum tentu mempercepat
proses pencapaian tujuan yang telah ditatapkan.
Tugas-tugas yang dapat diberikan
kapada karyawan staf antara lain adalah sebagai berikut :
a) Mengumpulkan data (fakta)
b) Mengintorarasikan data (fakta)
c) Mengusulkan alternatif tindakan
d) Mendiskusikan rencana-rencana
yang sedang dipikirkan dengan berbagai hak dan memperoleh kesepakatan mereka
atau memperoleh alasan mengapa rencana tersebut ditolak.
e) Mempersiapkan
instruksi-instruksi tertulis dan dokumon-dokumen lainnya yang diperlukan untuk
melaksanakan kegiatan-kegiatan yang merupakan realisasi daripada rencana yang
telah ditetapkan.
f) Mengamati kegiatan-kegiatan
oporasional dan kondisi kondisi yang dihadapi untuk rnengadakan apakah
struksi-instruksi telah dijalankan dengan baik dan apakah instruksi tersebut
menghambat atau mempelancar proses pencapaian tujuan.
g) Mengusahakan pertukaran
informasi antara para petugas-petugas oporasional mongenai pelaksanaan untuk
meningkatkan kegiatan-kegiatan koordinasi.
h) Meberikan infrmasi da nasehat
kepada petugas-petugas oporasional mengenai pelaksanaan tugas–tugas yang telah
didelegasikan kepada mereka.
Dari peranan staf sebagaimana telah
dikemukakan dapat diketahui bahwa staf adalah hal yang diinginkan apabila :
a) Keterbatasan kemampuan pimpinan
untuk melaksanakan tugas-tugas secara baik. Keterbatasan ini melingkupi
ketarbatasan waktu, energi, pengetahuan, perhatian, pandangan dan sebagainya.
b) Tugas-tugas yang harus
dijalankan belum dapat didelagasikan kepada bawahan karena :
bawahan belum mempunyai kemampuan
secara efektif dan efisien lebih
tepat wewenang tersebut diberikan kepada spesialist.
dan sebagainya.
Walaupun penggunaan staf dapat
membantu terlaksananya pencapaian tujuan secara efektif dan akan tetapi parlu
diingat bahwa pemakaian efisien,tenaga staf mempunyai beberapa kelemahan
diantaranya adalah sebagai berikut :
1) Menambah biaya adrninistrasi
2) Dapat menimbulkan kebingungan
bahagian operasional karena sering mereka menerima instruksi dua atasan yaitu
lini dan atasan fungsionil.
c) Menambah kompleks hubungan kerja
dalam organisasi.
d) Staf biasanya terdiri dari
tenaga spesialist.Karena itu pertimbangan dan nasehat-nasehat mereka dipandang
dari pencapaian tujuan organisasi kurang terpadu.
e) Keputusan yang harus diambil
biasanya menjadi lambat.
f) Dan sebagainya.
0 komentar:
Posting Komentar